POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS CORPORACIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS INTERNACIONALES THEM Y CIA LTDA

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás normatividad con referencia al tratamiento de datos personales, la sociedad COSMITET LTDA CORPORACIÓN DE SERVICIOS MÉDICOS INTERNACIONALES THEM Y CIA LTDA - en adelante COSMITET LTDA, identificada con el NIT. 830.023.202-1, con domicilio en la Calle 64G No. 92 - 72 de Bogotá, Teléfono 7422299, expone su política de tratamiento de datos personales como Responsables y Encargados del manejo de dicha información; en la cual se expone de manera sucinta el alcance y finalidad del uso de los datos personales por parte de COSMITET LTDA, en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

La presente Política de Tratamiento de Datos (en adelante PTD) se pone en conocimiento por parte de COSMITET LTDA a sus empleados, proveedores, clientes, usuarios y demás personas que suministren información personal a esta compañía, con el fin de dar efectivo cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el adecuado tratamiento de la información personal que la empresa administra de terceros.

De esta forma, se garantiza el derecho fundamental de habeas data, en especial respecto de los derechos otorgados a los ciudadanos mediante la Ley 1581 de 2012 en lo referente a conocer la legalidad en el proceso de recopilación de sus datos, actualizar, rectificar, emitir una autorización expresa, las condiciones de privacidad y seguridad bajo las cuales será tratado su dato personal, su buen manejo, y en especial, las condiciones relacionadas con la recolección, uso, almacenamiento, circulación, medios de acceso, presentación de quejas o solicitudes relacionadas con sus datos y demás actividades involucradas para tales efectos.

En consecuencia, si para el momento de su solicitud, no existe obligación contractual o legal alguna para que su información permanezca en los archivos de COSMITET LTDA. usted cuenta con facultades que le permiten, entre otras cosas, consultar, actualizar y solicitar la eliminación de su información de las base de datos.

I. OBJETIVO

ARTÍCULO 1. -OBJETO-. El objeto de la creación de esta PTD es dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos o consultas y el adecuado tratamiento de la información de conformidad con las finalidades establecidas para éste. Tal y como establece en la presente PTD.

Así mismo, COSMITET LTDA, se compromete a asegurar la preservación y confidencialidad de la información de los pacientes, usuarios, clientes, proveedores, empleados y demás personas que suministren información personal a esta compañía; información recolectada con el objeto de la prestación de los servicios de salud de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el decreto 1995 de 1999, y siguiendo los lineamientos de la ley 23 de 1981 y la resolución 2546 de julio 2 de 1998.

Nuestra política de tratamiento de información define, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar y usar los datos personales de los pacientes y/o usuarios, que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, garantizar la confidencialidad de la Historia Clínica conforme lo señalado en la ley.

II. GENERALIDADES

ARTÍCULO 2. -MARCO JURÍDICO-. La presente PTD se ha elaborado de acuerdo a lo estipulado en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que tienen que ver con la protección del tratamiento de los datos personales.

ARTÍCULO 3. -APLICACIÓN-. La presente PTD se hará aplicable única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea en la actualidad COSMITET LTDA y de los que recolecte posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales que disponga la ley para la obtención de datos personales de terceros.

ARTÍCULO 4. -PERMANENCIA-. COSMITET LTDA conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013. En cuanto a la permanencia de los datos, COSMITET LTDA conservará indefinidamente los registros de todos sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y demás personas que suministren información personal a esta compañía con el fin de mantener contacto con los mismos, así como el desarrollo de las otras finalidades establecidas en la presente PTD; no obstante lo anterior, se eliminarán los datos de la correspondiente base de datos a petición del titular, para lo cual se han designado como canal de atención el correo electrónico datospersonales@cosmitet.net, así como el procedimiento a seguir por parte del mismo, siempre que no exista una obligación legal o contractual en cabeza de COSMITET LTDA de preservar los mismos en la base de datos.

ARTÍCULO 5. -DEFINICIONES-.

a. Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que COSMITET LTDA trate sus datos, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTD.

b. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las PTD que le serán aplicables por parte de COSMITET LTDA, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a dichos datos personales.

c. Titular del dato: Es usted, cuando nos autoriza a tratar sus datos.

d. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que hagamos con sus datos. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de sus datos.

e. Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento. Esta acepción también aplica para nuestros archivos tanto físicos como electrónicos.

f. Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados, y sensibles.

g. Dato Personal Público: Son todos aquellos que conciernen a un interés general, y que por regla general están contenidos en documentos públicos, registros públicos, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.

h. Dato Personal Privado: Es la información que sólo le concierne a usted como Titular, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, afecciones a la salud y orientación sexual.

i. Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados, que en ciertas situaciones podrían ser de interés para un determinado grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente al cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.

j. Dato Personal Sensible: Informaciones que afectan la intimidad y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como aquellas que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).

k. Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.

l. Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del tratamiento. COSMITET LTDA es responsable de la información que reposa en su base de datos, en especial, de los datos de sus clientes, empleados y proveedores.

m. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

n. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional), y que tiene por objeto su tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del responsable.

o. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

ARTÍCULO 6. -PRINCIPIOS-. Los principios que a continuación se mencionan son los parámetros básicos a seguir y que serán respetados en su totalidad por COSMITET LTDA frente a los procesos de tratamiento de bases de datos, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.

a. Principio de Colaboración con la Autoridad: COSMITET LTDA cooperará con las autoridades competentes en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes en esta materia.

b. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: Siempre trataremos sus datos de conformidad con las disposiciones de ley.

c. Principio de Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley y, de lo autorizado por usted.

d. Principio de Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos clientes, proveedores o empleados, en el caso puntual de los terceros cuyos datos personales estaban a cargo de la compañía antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 de 2013, COSMITET LTDA se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, desplegando todos los mecanismos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de Junio de 2013.

e. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Principio de Transparencia: Siempre podrá solicitarnos información sobre sus datos personales. De esta manera COSMITET LTDA pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentren consignados en sus bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.

g. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sus datos solo podrán ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente con nuestra firma, nunca los expondremos en medios públicos o de fácil acceso a terceros no autorizados.

h. Principio de Seguridad: En nuestra Entidad nos encargamos de cuidar sus datos. Tenemos un equipo técnico, administrativo y jurídico implementando procesos para que sus datos estén seguros.

i. Principio de Confidencialidad: COSMITET LTDA garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán susceptibles de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden el tratamiento. Para dar cumplimiento a lo anterior, se suscribirán siempre los contratos de confidencialidad que sean necesarios para dar un correcto tratamiento de sus datos personales.

III. AUTORIZACIONES

ARTÍCULO 7. -AUTORIZACIÓN-. COSMITET LTDA debe contar con la autorización del titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que COSMITET LTDA lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. No obstante, COSMITET LTDA hará uso de lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de junio de 2013.

ARTICULO 8. –EXCEPCIONES DE LA AUTORIZACIÓN: COSMITET LTDA, para el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los mismos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

I. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
II. Datos de naturaleza pública.
III. Casos de urgencia médica o sanitaria.
IV. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
V. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTICULO 9. -AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: De la autorización requerida para el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea permitido, COSMITET LTDA deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
I. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
II. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
III. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

ARTICULO 10. –MEDIOS PARA OBTENER Y OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: COSMITET LTDA con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 obtendrá de manera previa al tratamiento de los datos personales, la autorización de los titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: Formato de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales, correo electrónico, página web, mensaje de datos, Intranet o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

En ningún caso, el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
ARTÍCULO 11. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN-. Respetando los derechos de los titulares, COSMITET LTDA pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el tratamiento de sus datos personales.

ARTÍCULO 12. -AVISO DE PRIVACIDAD-. El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pondrá a disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevará a cabo.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. –DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN-. De conformidad con esta PTD y con los lineamientos normativos que la sustentan, los titulares de los datos que maneja COSMITET LTDA cuentan con los siguientes derechos:

1. Conocer la información objeto de protección.

2. Modificar la información toda vez que por su inexactitud pueda inducir a error.

3. Solicitar la supresión de la información en caso de que no desee que repose en las bases de datos de COSMITET LTDA y así detener el tratamiento de los datos personales.

4. Solicitar a COSMITET LTDA la carta de autorización de manejo de datos personales.

5. Tener conocimiento de las modificaciones a que dé lugar la mencionada información.

6. Solicitar la revocatoria de tal autorización en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio defina que la entidad no goza de la idoneidad para el tratamiento de datos.

7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones COSMITET LTDA respecto de las disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos personales.

8. Tener fácil acceso a la base de datos de la que se hace cargo COSMITET LTDA en aras de ejercer los derechos del titular de la información.

9. Tener fácil acceso a la política de tratamiento de datos.

10. Conocer cuál es la persona encargada de la entidad ante quien podrá proceder respecto de la información tratada.

V. DEBERES DE COSMITET

ARTÍCULO 14. –DEBERES-. En todo momento COSMITET LTDA en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. En estricto modo COSMITET LTDA solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales. A continuación, se presentan los deberes que se tienen respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.

1. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.

2. Informar al titular de la información el contenido de la presente PTD a través de los medios idóneos para lograr su publicidad, de acuerdo a la estructura y organización de la compañía. En todo caso, esta política se publicará en el portal web www.cosmitet.net

3. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a COSMITET LTDA.

4. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello establece el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.

5. Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.

6. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de COSMITET LTDA deban tener dicho acceso.

7. Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

8. Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

VI. FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 15. –FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES-. El Tratamiento de datos personales tiene como finalidad facilitar la gestión operativa, administración, la elaboración de estadísticas, el seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social de COSMITET LTDA.

Dependiendo de la calidad que ostente el titular de la información, es decir si se trata de clientes, proveedores, usuarios, empleados y demás personas que suministren información personal a esta compañía, los datos personales son utilizados exclusivamente por personas autorizadas al interior de la firma, específicamente para las siguientes finalidades:

CLIENTES:

1. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por COSMITET LTDA en relación con la prestación de servicios. Adicionalmente, es necesaria esta información para efectuar las consultas y los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), exonerando a COSMITET LTDA de toda responsabilidad por tal hecho.

2. Mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés, así como, presentar mejoras en sus servicios.

3. Prestar los servicios acorde a las necesidades por parte del titular; utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.

4. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos COSMITET LTDA.

5. Llevar a cabo el control de clientes de COSMITET LTDA para el desarrollo de la gestión administrativa, contable y fiscal de la compañía, en relación con la emisión de facturas, cobros y reporte de pagos. Para el caso particular, la información reposará en un servidor propio de COSMITET LTDA para el manejo de seguridad de la información.

6. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.

7. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

a) PROVEEDORES

1. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a nuestras alianzas.

2. Enviar cartas y comunicados en general.

3. Recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

4. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.
5. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

6. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por COSMITET LTDA en relación con la prestación de servicios. Adicionalmente, es necesaria esta información para efectuar las consultas y los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), exonerando a COSMITET LTDA de toda responsabilidad por tal hecho.

b) EMPLEADOS

1. Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.

2. Gestión interna de listados de colaboradores de acuerdo a su dependencia.

3. Tratamiento de sus datos personales en los programas que se requieran al interior de la firma.

4. Control, seguimiento y cumplimiento de nuestras obligaciones como empleadores.

5. Registro y control de sus aportes como de sus sueldos y bonificaciones.

6. Presentar informes a autoridades de control y vigilancia.

7. Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social.

8. Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

9. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por COSMITET LTDA en relación con la prestación de servicios. Adicionalmente, es necesaria esta información para efectuar las consultas y los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), exonerando a COSMITET LTDA de toda responsabilidad por tal hecho.

c) USUARIOS

1. Programación de citas

2. Proceso y trámite de autorizaciones médicas

3. Entrega de medicamentos y equipos médicos

4. Respuestas solicitudes de mejoramiento, peticiones, quejas y reclamos

5. Generación de certificaciones en general

6. Verificación de estados de afiliación, normatividad vigente.

7. Campañas para dar cumplimiento a la normatividad vigente

8. Campañas de educación del usuario

9. Actividades de mercadeo y/o promoción de servicios de terceros con quien la COSMITET LTDA haya celebrado alianzas comerciales

10. Información sobre nuevos productos y servicios

11. Información de campañas y programas especiales (Programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad)

12. Análisis del riesgo poblacional general e individual de los Titular de datos
13. Análisis del gasto en salud

14. Definición de demanda y análisis de servicios prestados por COSMITET LTDA

15. Auditoría de atenciones en concurrencia y cuentas médicas

16. Estructuración y análisis del cuestionario de salud

17. Notificación de pagos generados a COSMITET LTDA

18. Información suministrada a la red de atención para verificación de datos y derechos tanto por aplicativos web como por listados de capitación

19. Definición de líneas de base de patologías de seguimiento y alto impacto (cohortes)

20. Datos de salud para calificación de origen de las enfermedades

21. Encuestas de satisfacción de los servicios y atenciones prestadas

22. Actualización de datos y documentos de identificación.

23. Gestionar toda la información que sea necesaria para el desarrollo de la actividad económica adelantada por COSMITET LTDA en relación con la prestación de servicios. Adicionalmente, es necesaria esta información para efectuar las consultas y los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT), exonerando a COSMITET LTDA de toda responsabilidad por tal hecho.

ARTÍCULO 16. -DATOS SENSIBLES-. COSMITET LTDA, prohíbe a sus trabajadores, contratistas, médicos y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes.

El tratamiento de los datos sensibles del titular se encuentra prohibido, excepto en los siguientes casos:

I. Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
II. Cuando el tratamiento del dato sea necesario para salvaguardar el interés vital del usuario y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
III. Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
IV. Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
V. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titular de datos.

Y advirtiendo al titular las siguientes condiciones:

I. Que para el tratamiento de sus datos sensibles no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento y
II. Que de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, deberá establecerse cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad que se dará a los mismos, así como para obtener su consentimiento expreso.

Para el caso de los datos de salud de los Titulares de datos, se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley para ésta.

ARTICULO 17. -DATOS DE MENORES DE EDAD-. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes usuarios de COSMITET LTDA se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

I. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
II. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

VII. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 18. -OBJETIVO-. Definir la metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano de la gestión adelantada por COSMITET.

ARTÍCULO 19.- PROCEDIMIENTO-. Los titulares de la información cuentan con el procedimiento para el tratamiento de sus datos personales respecto del tratamiento que efectúe COSMITET LTDA de los mismos. El canal de atención dispuesto para adelantar dichos procedimientos es el correo electrónico datospersonales@cosmitet.net

Los Titulares de datos, podrán acceder y consultar su información personal a través de los siguientes medios que ha dispuesto:

1. Correo Electrónico datospersonales@cosmitet.net
2. Oficinas de Atención al Usuario de su ciudad.

Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de la información o por su Representante Legal. COSMITET LTDA se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario.

En el caso en que el titular necesite realizar una consulta adicional o solicite que la información contenida en la base de datos de la COSMITET LTDA sea actualizada, rectificada, modificada o suprimida, o considere que hay un presunto incumplimiento en la protección de sus datos, éste podrá presentar una consulta/reclamo a través los medios dispuestos para tal fin.

La consulta / reclamo elevado por un titular deberá, en todos los casos, presentarse por escrito y deberá contener, como mínimo, los siguientes puntos:

1. Identificación completa (nombre y documento de identificación).
2. Dirección de notificación.
3. Descripción de los hechos que dan objeto a la consulta/reclamo.
4. Documentos soporte a los hechos.
5. Vía por la cual quiere recibir la respuesta a su consulta/reclamo
6. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre (Registro civil que demuestre el grado de consanguinidad, el certificado de defunción, registro civil de matrimonio que sustente el grado de afinidad o autorización autenticada).
7. Firma del peticionario.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma en COSMITET LTDA, cuando se trate de un medio físico o en el correo electrónico datospersonales@cosmitet.net cuando sea través de un medio electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de COSMITET LTDA. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

2. Reclamos. El Titular o sus causahabientes (se deberá presentar una autorización autenticada, el registro civil que demuestre el grado de consanguinidad, el certificado de defunción o el registro civil de matrimonio que sustente el grado de afinidad) que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida COSMITET LTDA, ya sea por medio físico o a través del correo electrónico datospersonales@cosmitet.net con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2.2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2.3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y especificar si se trata de datos de paciente, colaborador, pensionado, estudiante, aspirante, contratista o proveedor, o usuario en general.

VIII. VIGENCIA DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

ARTÍCULO 20.- VIGENCIA-. La presente política entrara en vigencia a partir de la publicación. Las bases de datos de COSMITET LTDA, se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que disponga otras normas en materia de retención documental.

ARTÍCULO 21.- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES-. La función de tratamiento de datos personales estará a cargo de COSMITET, para cualquier información relacionada con sus datos, y el estado de los mismos puede contactarse al e-mail datospersonales@cosmitet.net
ARTÍCULO 22.- CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS-. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en nuestras bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los correos electrónicos entregados a nuestra compañía
La presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS se aprueba a los veinte (20) días del mes de junio de 2017 y se suscribe por su representante legal.

MIGUEL ANGEL DUARTE QUINTERO
REPRESENTANTE LEGAL COSMITET LTDA